8.4 Ricetta per Data Strategy

8.4.1 Ingredienti

 

SETTORE E CLIENTE:

Settore di elettrodomestici per la casa, azienda internazionale.

 

OBIETTIVO:

Identificare obiettivi e KPI di business per il collezionamento del dato e la creazione di dashboard per il monitoraggio delle performance.

 

OUTPUT RICHIESTI:

1. identificazione dei KPI e OKR;
2. measurement plan;
3. prototipi di dashboard.

 

METODOLOGIE:

Design Thinking, LEGO® Serious Play® e Agile Marketing.

 

STRUMENTI E TECNICHE:

1. data flow canvas;
2. OKR;
3. balanced scorecard;
4. KPI tree e KRI brainstorming;
5. way of council, con variante della pallina lanciata;
6. questionari;
7. interviste;
8. mappatura reportistica;
9. priority waves canvas;
10. 6 cappelli;
11. strategia oceano blu (aggiungi, aumenta, elimina, riduci);
12. double diamond;
13. drag and drop;
14. how might we.

 

TEAM:

1. Digital strategist;
2. Brand manager;
3. Ecommerce manager;
4. Data strategist;
5. Data analyst;
6. Data engineer;
7. Data visualization specialist.

 

MODALITÀ:

Workshop offline.

 

8.4.2 Hero’s Journey

 

CALL TO ADVENTURE

Siamo andati in Veneto, regione in cui ho vissuto per qualche anno quando lavoravo per Calzedonia; non mi ha mai fatta impazzire, un luogo troppo freddo e nebbioso per una del sud. Ma c’era una bellissima opportunità da prendere al volo. Questo è stato uno dei progetti che ho amato di più, perché non abbiamo usato le analisi, ma abbiamo portato il Design Thinking direttamente nel mondo del dato. Abbiamo scelto di usare nuove metodologie per ragionare su quali dati fossero davvero necessari all’organizzazione, così da produrre poi il loro collezionamento, la configurazione, la storicizzazione e la visualizzazione. L’obiettivo finale era semplice: creare dashboard davvero utili per il monitoraggio delle performance di business, che fossero utilizzabili e leggibili da chi le riceveva e che permettessero di attuare ragionamenti per trovare insight e action.

 

SUPERNATURAL AID

Ho deciso di usare il LSP perché, vista la tematica, consideravo il gioco fondamentale. A posteriori, qualcuno mi ha detto che, nonostante pensasse di divertirsi molto con i LEGO®, ha trovato più appassionante e divertente il lavoro sui KPI e gli obiettivi.

 

CHALLENGES & TEMPTATIONS

Ci siamo trovati tutti in azienda di mattina. Sono arrivata con la mia valigia piena di LEGO®, con gli occhi di tutti puntati addosso, come quelli dei bambini quando arriva Babbo Natale. Ho iniziato a sistemare i kit LEGO® sul tavolo, suscitando il classico interesse e quei sorrisi che generano i miei cari mattoncini. Durante la preparazione, si stava già riscaldando l’ambiente. Ci siamo seduti e ho iniziato a spiegare le regole, chiarendo che le buone maniere influenzano il risultato del workshop e i nostri comportamenti. Per rompere il ghiaccio, abbiamo iniziato con il classico esercizio della costruzione della torre più alta. Questo esercizio serviva per prendere dimestichezza con le mani e con i mattoncini, ma anche per permettere a me di capire le attitudini delle persone, osservando i loro comportamenti. Avevo delle idee costruite sulla base delle loro competenze e dei loro lavori, ma avevo bisogno di un equilibrio tra caratteri e quell’esercizio mi ha aiutata molto. Qualcuno ha costruito una torre e poi l’ha messa su una sedia; puoi immaginare quante inferenze si possono fare su questo comportamento.

Siamo andati avanti e abbiamo iniziato a usare il data flow canvas e le sue provocazioni, alle quali rispondere con la costruzione di modellini LEGO®. È poi iniziata la fase di divergenza, con le domande per la comprensione degli obiettivi e delle informazioni necessarie per raggiungerli (obiettivi e key facts) a partire da vision e mission aziendale. Il team era caldissimo e affiatato; i LEGO® avevano fatto il loro lavoro e tutti erano pronti per la fase più operativa: l’identificazione dei KPI (tra metriche e dimensioni).

 

ABISSO E TRANSFORMATION

Abbiamo iniziato un brainstorming in divergenza con i post-it e una fase di clusterizzazione immediata (drag and drop). Un membro del team attaccava un post-it al muro e se qualcuno ne aveva uno simile si alzava e lo metteva vicino al suo, commentandolo. Poi hanno iniziato a nascere delle discussioni: i partecipanti non riuscivano più ad aspettare il tempo del post-it, ma venivano catturati dall’interesse e creavano conversazioni. Avevano bisogno di più libertà e spazio, la sequenza era appena diventata troppo rigida per il team. Così ho cambiato metodo e ho utilizzato il way of council, con la variante della pallina: può parlare solo chi ha la pallina in mano, ma la pallina deve essere lanciata e scambiata per ottenere la possibilità di parlare (abbiamo usato una pallina con sabbia dentro, così da poter essere presa anche dai meno abili). Questo piccolo gioco ha aiutato a sciogliere i nervi in questa fase così importante. Abbiamo iniziato a costruire il nostro albero dei KPI, partendo da alcune provocazioni: “se fossi un SEO, di quale KPI avrei bisogno?”; una tecnica che deriva dai 6 cappelli, adattata al digitale. Come un vero mago, avevo nelle mie tasche un sacco di post-it con i KPI raccolti dalla mappatura dei loro report. Ho controllato che ci fossero tutti e ho verificato l’importanza di quelli che erano rimasti fuori. È nata una bellissima parete piena di KPI raggruppati per argomento, che poi siamo andati a prioritizzare. Il gioco è piaciuto e i partecipanti non si volevano più fermare, ma era necessario fare una scelta: continuare il momento di raccolta dei KPI o prototipare le dashboard? In dubbio sul da farsi, ho deciso di inglobare il cliente che ci aveva ingaggiati nella scelta. Eravamo una squadra e lui conosceva meglio l’importanza dei discorsi che stavano venendo fuori, oltre al fatto che nessuno ci vietava di vederci una seconda volta per completare il workshop. E infatti è andata proprio così.

 

RETURN

Abbiamo terminato la giornata con i KPI e siamo passati al lavoro di sintesi, costruendo il measurement plan, il framework e la mappatura dei KPI. Grazie ai cluster di KPI, abbiamo potuto creare anche due versioni di data storytelling tra cui poter scegliere. Da lì, i tecnici si sono occupati dei documenti di tracking e delle configurazioni dei dati in piattaforma. È stato creato un data lake e le prime dashboard sono venute fuori sulla base degli sprint definiti dalla fase di prioritizzazione. L’assenza della fase di prototipazione è stata colmata con dei workshop “try to fail”, in cui abbiamo cercato di mettere in discussione il prodotto realizzato con alcuni esercizi provocatori, in modo da rifinire le dashboard. I creatori delle dashboard erano stati saggiamente ingaggiati e inseriti nei workshop, così che potessero portarsi dietro l’empatia durante la creazione senza avere bisogno degli use cases. Avevamo a disposizione dei tecnici, che hanno lavorato seguendo tutti i principi e le esigenze emerse durante il workshop. Ormai le esigenze erano dentro di loro e il gioco le aveva consolidate. Avevamo dashboard utili.

 

8.4.3 Retrospettiva

 

• Che cosa è andato bene ed è da ripetere?

Ho imparato che una buona discussione può essere più divertente del gioco con i LEGO®. In più, quella pallina ha salvato la giornata e ha permesso di avere una discussione libera attraverso l’elemento del gioco, fondamentale in un contesto tecnico e asettico come può essere quello del dato.

• Che cosa è andato male ed è da migliorare?

È stato previsto troppo poco tempo per la realizzazione di tutti gli obiettivi. È necessario frammentare l’attività di OKR, KPI e prototipazione dashboard in tre momenti separati.

 

Figura 8.5 – Workshop: Data Strategy LSP.

 

Figura 8.6 – Workshop: Data Strategy KPI.